الرقمنة
رقمنة الإدارة - فقط معًا
منذ نشر قانون تحسين الوصول إلى الخدمات الإدارية عبر الإنترنت (قانون الوصول عبر الإنترنت - OZG) في عام 2017 على أقصى تقدير، تم التركيز على رقمنة الإدارة في ألمانيا، إن لم يكن دفعها إلى الأمام بأقصى سرعة. وقد حددت إدارة مقاطعة فالدك-فرانكنبرج المسار - وأنشأت هياكل عمل جديدة لتنسيق عملية الرقمنة:
- تم إنشاء قسم "تكنولوجيا المعلومات والإدارة الرقمية" في عام 2017.
- تم شغل منصب "مدير مشروع الرقمنة" منذ عام 2019.
- منذ عام 2021، تم تقديم برنامج الدراسة المزدوجة "الإدارة الرقمية" لأول مرة وتم تدريب أحد المرشحين.
- من أجل تمكين الإدارة من التكيف بشكل ديناميكي ومرن مع تحديات وفرص اليوم والغد، يعمل مدير عمليات بدوام كامل في الإدارة المتخصصة لسلطات المقاطعات والتنظيم والمشتريات والنقل العام منذ عام 2021.
- في عام 2019، تم تعيين مسؤولين عن الرقمنة في كل قسم متخصص لدفع الموضوع إلى الأمام في إدارتهم ودعم وتبادل المعلومات مع بعضهم البعض.
- تم تقسيم مشروع الرقمنة الشامل إلى أكثر من 20 مشروعًا فرعيًا، يدير كل منها مدير مشروع فرعي من مجال المسؤولية المتخصص المعني.
- كما تم تشكيل فريق "الابتكارات في الإدارة".
- بشكل عام، يتم تعزيز الحوار متعدد التخصصات وتنميته. يتكاتف الجميع معًا.
من أجل جعل إدارة المقاطعة ملائمة للمستقبل، اعتمدت لجنة المقاطعة استراتيجية الرقمنة في فبراير 2018. وهي تستند إلى المبدأ التوجيهي التالي:
الناس هم محور العملية برمتها. وينبغي استخدام التكنولوجيا فقط لدعم المواطنين ورجال الأعمال والموظفين في العمليات الإدارية وتعزيز التعاون والتآزر.
تم وضع خطة من ثلاث مراحل لهذا المبدأ التوجيهي. وينص ذلك على إعداد موظفي إدارة المنطقة وتدريبهم على الرقمنة أولاً. وتحقيقًا لهذه الغاية، تم وضع وتنفيذ"برنامج تدريبيمتعدد المراحل للرقمنة"؛ حيث تم تدريب مديري الخدمات المتخصصين وموظفي الرقمنة، وتم تنفيذ تدريب تطبيقي للفواتير الإلكترونية والملفات الإلكترونية، وتقديم عروض تقديمية سريعة حول موضوع الرقمنة على أساس شهري. تضمن "النشرة الإخبارية للرقمنة" الشفافية. وتوفر ساعة استشارية للرقمنة الدعم بالأسئلة والاقتراحات.
في الخطوة الثانية، تم إنشاء إدارة العملية. وبمجرد إنشاء هذا الأساس، شارك المواطنون بنشاط في عملية الرقمنة منذ عام 2021، على سبيل المثال كجزء من اليوم الرقمي السنوي على مستوى البلاد أو عن طريق الاستطلاعات وورش العمل. يجب عيش شعار"الرقمنة - معًا فقط"، ويجب بناء الكفاءة الرقمية وتعزيز المشاركة. داخل الإدارة، يتم تنفيذ التدابير خطوة بخطوة مع الموظفين. استمرت جميع مشاريع الرقمنة المخطط لها بسلاسة خلال جائحة فيروس كورونا.
تم تحقيق الأهداف التالية بالفعل منذ عام 2019
- تم إدخال نظام معلومات مجلس المقاطعة SD-Net. والهدف من ذلك هو توزيع جميع الوثائق الخاصة باجتماعات لجنة المقاطعة وهيئات مجلس المقاطعة رقميًا فقط في المستقبل.
- تم إدخال التسجيل الإلكتروني للوقت في جميع الخدمات المتخصصة.
- تم إدخال قبول الفواتير ومعالجتها إلكترونيًا بالكامل. وبالتالي يمكن لمرسلي الفواتير توفير تكاليف الورق والبريد، ويمكن اختصار الوقت اللازم لتجهيز الفواتير.
- تعمل إدارة الشؤون الاجتماعية وشؤون الأجانب في وزارة الخارجية بالفعل مع الملف الإلكتروني. وستتبعها جميع الخدمات المتخصصة الأخرى بحلول نهاية عام 2022.
- تم إنشاء إدارة العمليات لتحسين جميع العمليات، وخاصة العمليات الرقمية. يعمل مدير العمليات مع الموظفين والمواطنين على التنفيذ التدريجي لعملية تقديم الطلبات عبر الإنترنت.
- تم تكثيف التبادل مع مقاطعات هيسيان الأخرى من خلال مجموعة عمل الرقمنة على مستوى مجالس المقاطعات.
- تم تأسيس مفهوم التدريب على الرقمنة.
- من أجل تحقيق بوابة للإدارة الرقمية لإجراءات التقديم في المستقبل، تم إعادة تصميم الصفحة الرئيسية للمقاطعة وربطها مباشرةً ببوابة هيسن بورتال، أو ما يسمى بـ Hessenfinder.
- في كل عام، تشارك إدارة المقاطعة في اليوم الرقمي على الصعيد الوطني مع العديد من المنظمات الشريكة من منطقة المقاطعة وتدعو البلدات والبلديات للتعاون كل عام. في عام 2021، كانت بلدات كورباخ وباد فيلدونجن وفولكمارسن شركاء في التعاون.
- خلال فترة الجائحة، تم توسيع قدرات المكاتب المنزلية لتشمل حوالي نصف عدد الموظفين في إدارة المنطقة في فترة زمنية قصيرة جداً.
- تم إنشاء شبكة اجتماعية داخلية.
- تم شراء نظام عقد مؤتمرات الفيديو المتوافق مع حماية البيانات من أجل عقد مؤتمرات الفيديو.
- تم نشر بوابة نوردهيسن الجغرافية.
إجراءات تقديم الطلبات عبر الإنترنت
عند تنفيذ إجراءات تقديم الطلبات عبر الإنترنت، نعتمد على اتفاقية تنفيذ قانون الوصول عبر الإنترنت، والتي تم التوصل إليها بين ولاية هيسن والمنظمات البلدية الجامعة. ولمنع كل مقاطعة من إعادة اختراع العجلة مرارًا وتكرارًا، يتم إنشاء عمليات تقديم الطلبات بناءً على تقسيم العمل ثم إتاحتها لجميع مقاطعات هيسن. وقد شاركت إدارة مقاطعة فالدك-فرانكنبرج نفسها في تطوير العمليات على مستوى ولاية هيسن في مجالات قانون الأسلحة النارية والنقل والمسائل البيطرية.
يمكن العثور على معلومات حول وظيفة الهوية عبر الإنترنت هنا.
تتوفر حاليًا الإجراءات التالية عبر الإنترنت (اعتبارًا من يونيو 2021)
- منصة خليفة التطعيم
- التعويض في حالة الحجر الصحي أو حظر النشاط أو متطلبات الرعاية
- التطبيق عبر الإنترنت
- تقويم فعاليات الحجز عبر الإنترنت
- محرك البحث عن المتطوعين
- المحاسبة على التعليم والمشاركة في تقديم الطعام وقت الغداء
- فوائد التعليم والمشاركة
- طلب دفع رسوم مركز الرعاية النهارية
- السلفة على الصيانة
- الشكاوى المتعلقة بانتهاكات لوائح حماية الشباب على الإنترنت
- الدعم التعليمي للتلاميذ (Schüler-BAföG)
- طلب الحصول على منحة حكومية من برنامج الاستثمار "استمرار عمل الجمعيات"
- تسجيل الجمعيات للترقية
- إجراءات تقديم الطلبات للترويج للرياضة
- إجراءات تقديم طلب الحصول على درع فرايهير فون شتاين أو شهادة تكريم
- إخطار/تغيير مجموعات المساعدة الذاتية
- وقاية النباتات - شهادة الكفاءة
- التطبيق التكميلي للتطبيق المشترك لعام 2021 في مجال الزراعة
- لوحة الترخيص KFZ
- إيقاف تشغيل المركبات المسجلة بعد 01.01.2015
- إعادة تسجيل المركبة
- تسجيل مركبة جديدة
- تسجيل السيارة
- تغيير العنوان KFZ
يتم تنفيذ أو مواصلة تنفيذ المشاريع الفرعية الإضافية التالية داخل إدارة المنطقة:
- سيتمكن العملاء في المستقبل من حجز المواعيد في مجال الهجرة والنقل عبر الإنترنت.
- سيتم تقديم الملف الإلكتروني في جميع الخدمات المتخصصة بناءً على خطة ملفات جديدة.
- لهذا الغرض، يتم مسح الملفات الورقية الحالية ضوئيًا بواسطة مزود خدمة خارجي.
- يجري التخطيط لإنشاء مركز مسح ضوئي داخلي للمسح الضوئي البديل.
- سيتم تسجيل جميع العمليات الضرورية لإدارة المنطقة وتكييفها (بما في ذلك البريد الإلكتروني والتوقيعات الرقمية).
- سيتم نشر جميع إجراءات تقديم الطلبات عبر الإنترنت من كتالوج تنفيذ OZG، بما في ذلك وظيفة الدفع عبر الإنترنت، بمجرد توفرها.
- تتم معالجة فواتير الحسابات المستحقة القبض عبر الإنترنت.
- تنفيذ المعاملات القانونية الإلكترونية قيد الإعداد.
- يجري العمل على زيادة رقمنة إدارة شؤون الموظفين.
- داخلياً، يتم تحويل حجوزات الغرف إلى نظام حجز الموارد عبر الإنترنت بما في ذلك إدارة الأسطول.
- إحدى غرف الاجتماعات مجهزة بتقنية مؤتمرات الفيديو المثبتة بشكل دائم.
- في يوم المتدربين لعام 2021، سيصبح المتدربون "محققين رقميين" في ورشة عمل ويضعون العمليات الحالية على المحك. ونتيجة لذلك، يتم إعطاء أولوية عالية لمجالات الرقمنة وإدارة العمليات منذ البداية.
من أجل تنفيذ المشاريع الفرعية الفردية بطريقة مستدامة وهادفة، سيتم أيضًا متابعة التدابير التالية لما بعد عام 2022:
- إدماج الأشخاص الذين يعيشون ويعملون في المنطقة
- تخصيص الأجهزة
- توسيع نطاق شبكة WLAN داخل إدارة المنطقة
- تطوير الموظفين
- إدارة العمليات
- التطوير التنظيمي، لأن الرقمنة لا يمكن أن تكون مستدامة بعد عام 2022 إلا إذا تم فهمها ليس فقط كاتجاه سائد، ولكن كعملية تغيير تنظيمي شامل أو محرك للابتكار إلى جانب محركات أخرى (مثل العولمة وتغير المناخ والتنقل الجديد والتغير الديموغرافي).