Dijitalleştirme
İdarenin dijitalleştirilmesi - sadece birlikte
En geç 2017 yılında İdari Hizmetlere Çevrimiçi Erişimi İyileştirme Yasası'nın (Çevrimiçi Erişim Yasası - OZG) yayınlanmasından bu yana, Almanya'da idarenin dijitalleştirilmesi son hızla olmasa da odaklanarak ilerliyor. Waldeck-Frankenberg bölge idaresi, dijitalleşme sürecini koordine etmek için yeni çalışma yapıları oluşturarak rotayı belirledi:
- "Bilgi Teknolojileri ve Dijital Yönetim" uzmanlık servisi 2017 yılında kurulmuştur.
- "Dijitalleşme Proje Yöneticisi" pozisyonu 2019 yılından bu yana doludur.
- 2021 yılından bu yana, "Dijital Yönetim" ikili eğitim programı ilk kez sunulmuş ve bir aday eğitilmiştir.
- İdarenin bugünün ve yarının zorluklarına ve fırsatlarına dinamik ve esnek bir şekilde uyum sağlayabilmesi için 2021 yılından bu yana ilçe organları, organizasyon, ihalelerin verilmesi ve toplu taşıma departmanında tam zamanlı bir süreç yöneticisi çalışmaktadır.
- Konuyu kendi departmanlarında ilerletmek ve birbirlerini desteklemek ve bilgi alışverişinde bulunmak üzere 2019 yılında her departmanda dijitalleştirme sorumluları atanmıştır.
- Genel sayısallaştırma projesi, her biri ilgili teknik sorumluluk alanından bir alt proje lideri tarafından yönetilen 20'den fazla alt projeye bölünmüştür.
- Ayrıca, "Yönetimde Yenilikler" ekibi oluşturulmuştur.
- Genel olarak, disiplinler arası değişim teşvik edilir ve geliştirilir. Herkes bir araya gelir.
İlçe yönetimini geleceğe uygun hale getirmek amacıyla, ilçe komitesi Şubat 2018'de bir dijitalleşme stratejisi benimsemiştir. Bu strateji aşağıdaki yol gösterici ilkeye dayanmaktadır:
İnsanlar tüm sürecin merkezinde yer alır. Teknoloji sadece yönetimle ilgili süreçlerde vatandaşları, girişimcileri ve çalışanları desteklemeye ve işbirliği ve birlikteliği teşvik etmeye hizmet etmelidir.
Bu yol gösterici fikir için 3 aşamalı bir plan hazırlanmıştır. Bu plan, öncelikle ilçe idaresi çalışanlarının dijitalleşme için hazırlanmasını ve eğitilmesini öngörmektedir. Bu amaçla, çok aşamalı bir"dijitalleştirme ileri eğitim programı" geliştirilmiş ve uygulanmıştır; uzman hizmet yöneticileri ve dijitalleştirme görevlileri eğitilmiş, e-fatura ve e-dosyalar için uygulama eğitimi uygulanmış ve dijitalleştirme konusunda aylık yıldırım konuşmaları yapılmıştır. Bir "Dijitalleştirme Bülteni" şeffaflığı sağlamaktadır. Dijitalleştirme danışma saati, soru ve öneriler için destek sağlamaktadır.
İkinci adımda ise süreç yönetimi oluşturulmuştur. Bu temel oluşturulduktan sonra, vatandaşlar 2021'den bu yana dijitalleştirme sürecine aktif olarak dahil oldular, örneğin yıllık Ulusal Dijitalleştirme Günü çerçevesinde veya anketler ve çalıştaylar yoluyla."Dijitalleşme - sadece birlikte" sloganı hayata geçirilecek, dijital yetkinlik oluşturulacak ve katılım teşvik edilecektir. İdare içinde, önlemler çalışanlarla birlikte adım adım uygulanmaktadır. Korona pandemisi sırasında, planlanan tüm dijitalleştirme projeleri sorunsuz bir şekilde sürdürülmüştür.
Aşağıdaki hedeflere 2019 yılından bu yana ulaşılmıştır:
- İlçe meclisi bilgi sistemi SD-Net tanıtıldı. Amaç, gelecekte ilçe komitesi ve ilçe konseyi organlarının toplantıları için tüm belgeleri yalnızca dijital olarak dağıtmaktır.
- Tüm uzmanlık hizmetlerinde elektronik zaman kaydı uygulaması başlatılmıştır.
- Tamamen elektronik fatura kabulü ve işleme süreci başlatılmıştır. Fatura gönderenler böylece kağıt ve posta masraflarından tasarruf edebilir ve işlem süreleri kısaltılabilir.
- Sosyal İşler ve Yabancılar Dairesi halihazırda elektronik dosya ile çalışmaktadır. Diğer tüm uzmanlık hizmetlerinin de 2022 yılı sonuna kadar bunu takip etmesi bekleniyor.
- Başta dijital süreçler olmak üzere tüm süreçleri optimize etmek için süreç yönetimi kurulmuştur. Bir süreç yöneticisi, personel ve vatandaşlarla birlikte, çevrimiçi başvuru prosedürlerini başarılı bir şekilde uygulamaktadır.
- Diğer Hessen eyaletleriyle alışveriş, il meclisi düzeyindeki dijitalleşme çalışma grubu aracılığıyla yoğunlaştırıldı.
- Dijitalleşme için eğitim konsepti oluşturuldu.
- Gelecekteki başvuru prosedürleri için dijital yönetime bir geçit oluşturmak amacıyla, bölgenin ana sayfası yeniden tasarlandı ve doğrudan Hessenportal'a, yani Hessenfinder'a bağlandı.
- İlçe yönetimi, her yıl ilçe bölgesinden birçok ortak kuruluşla birlikte ülke çapındaki Digitaltag 'a katılmakta ve her yıl kasaba ve belediyeleri işbirliğine davet etmektedir. 2021 yılında Korbach, Bad Wildungen ve Volkmarsen şehirleri işbirliği ortakları olmuştur.
- Çok kısa bir süre içinde, pandemi sırasında merkez ofis kapasiteleri, ilçe idaresinde çalışanların yaklaşık yarısına kadar genişletildi.
- Kurum içi bir sosyal ağ kuruldu.
- Video konferanslar için veri koruma uyumlu bir video konferans sistemi satın alınmıştır.
- Geoportal Nordhessen yayınlandı.
Online başvuru prosedürü
Online başvuru prosedürlerinin uygulanmasında, Hessen eyaleti ile belediye çatı kuruluşları arasında varılan Online Erişim Yasası'na ilişkin uygulama anlaşmasına dayanıyoruz. Her ilçenin tekerleği tekrar tekrar icat etmemesi için başvuru süreçleri bir iş bölümü çerçevesinde oluşturuldu ve ardından tüm Hessen ilçelerinin kullanımına sunuldu. Waldeck-Frankenberg ilçe yönetimi, silah hukuku, trafik ve veterinerlik alanlarındaki süreçlerin Hessen çapında geliştirilmesinde bizzat yer almıştır.
Çevrimiçi kimlik kartı işlevi ile ilgili bilgileri burada bulabilirsiniz.
Aşağıdaki çevrimiçi prosedürler şu anda mevcuttur (Haziran 2021 itibariyle):
- Aşılama takip platformu
- Karantina, faaliyet yasağı veya bakım gereksinimi durumunda tazminat
- Online başvuru
- Çevrimiçi rezervasyon etkinlik takvimi
- Gönüllü arama motoru
- Eğitim ve katılım yemeklerinin ayarlanması
- Eğitim ve katılım faydaları
- Gündüz bakım merkezi ücretlerinin üstlenilmesi için başvuru
- Bakım avansı
- İnternette gençleri koruma yönetmeliklerinin ihlaline ilişkin şikayet
- Öğrenciler için Eğitim Yardımı (Schüler-BAföG)
- "Dernek Çalışmalarının Sürdürülmesi" yatırım programından devlet hibesi için başvuru
- Tanıtım için derneklerin kaydı
- Başvuru prosedürü Sporun teşvik edilmesi
- Freiherr-vom-Stein plaketi veya onur belgesi için başvuru prosedürü
- Kendi kendine yardım gruplarının bildirilmesi/değiştirilmesi
- Bitki koruma - yeterlilik belgesi
- Tarım alanında 2021 Ortak Önergesine ek önerge
- Araba plakası
- Tescili 01.01.2015 tarihinden sonra yapılan araçların hizmet dışı bırakılması
- Araç yeniden kaydı
- Yeni araç kaydı
- Motorlu araç transferi
- Adres değişikliği KFZ
Aşağıdaki diğer alt projeler ilçe idaresi bünyesinde uygulanmakta veya devam etmektedir:
- Gelecekte, müşteriler göçmenlik ve ulaşım alanındaki randevularını çevrimiçi olarak alabilecekler.
- Elektronik dosya, yeni bir dosya planına dayalı olarak tüm uzmanlık hizmetlerinde uygulamaya konulacaktır.
- Bu amaçla, mevcut kağıt dosyalar harici bir hizmet sağlayıcı tarafından taranmaktadır.
- Dahili olarak, yedek tarama için bir dahili tarama istasyonu planlanmaktadır.
- Bölge idaresinin gerekli tüm süreçleri incelenir ve uyarlanır (örn. elektronik posta, dijital imzalar).
- OZG uygulama kataloğundaki tüm çevrimiçi başvuru prosedürleri, müsaitlik durumuna göre çevrimiçi ödeme işlevi de dahil olmak üzere yayınlanmaktadır.
- Alacak hesapları faturaları çevrimiçi olarak işlenir.
- Elektronik yasal işlemlerin uygulanması hazırlık aşamasındadır.
- İnsan kaynakları yönetimi daha da dijitalleşiyor.
- Dahili olarak, oda rezervasyonu filo yönetimi de dahil olmak üzere çevrimiçi bir kaynak rezervasyon sistemine geçirilmektedir.
- Bir konferans odası kalıcı olarak kurulmuş video konferans teknolojisi ile donatılacaktır.
- Kursiyerler Azubitag 2021'deki bir atölyede "dijital dedektif" oluyor ve mevcut süreçleri teste tabi tutuyor. Sonuç olarak, dijitalleşme ve süreç yönetimi alanları en başından itibaren yüksek bir önceliğe sahip oluyor.
Münferit alt projelerin sürdürülebilir ve anlamlı bir şekilde uygulanabilmesi için, 2022 sonrasında da aşağıdaki tedbirler alınacaktır:
- Bölgede yaşayan ve çalışan insanların dahil edilmesi
- Donanım uyarlaması
- İlçe yönetimi içinde WLAN'ın genişletilmesi
- İnsan kaynakları gelişimi
- Süreç yönetimi
- Kurumsal gelişim, çünkü dijitalleşme sadece bir trend olarak değil, diğerlerinin (örneğin küreselleşme, iklim değişikliği, yeni mobilite, demografik değişim) yanı sıra bütünsel, kurumsal bir değişim süreci veya inovasyon itici gücü olarak anlaşılırsa ancak 2022'den sonra sürdürülebilir olabilir.