نظام شایستگی جمهوری فدرال آلمان (صلیب شایستگی فدرال)

هر کس می‌تواند پیشنهاد دهد که نشان شایستگی به شخص دیگری اعطا شود. این پیشنهاد نیازی به قالب خاصی ندارد. با این حال، باید به‌صورت مکتوب (از جمله از طریق ایمیل) ارائه شود و باید شامل جزئیات زیر دربارهٔ فرد پیشنهادی باشد:

• نام و نام خانوادگی، آدرس محل سکونت و در صورت امکان تاریخ تولد
• توضیح ماهیت، گستردگی و مدت‌زمان خدمات برجسته‌ای که به جمهوری فدرال آلمان و منافع عمومی ارائه شده است
  (در صورت امکان، ذکر نام افراد یا سازمان‌های مرجع که می‌توانند در مورد این نامزدی اظهار نظر کنند، مفید خواهد بود)

طبق مقررات حاکم بر نشان شایستگی، هر کسی که خود نامزد دریافت جایزه‌اش باشد، نمی‌تواند انتظار داشته باشد که نشان شایستگی به او اعطا شود. علاوه بر این، نشان شایستگی به‌صورت پس از مرگ اعطا نمی‌شود.

نامزدی‌های رسمی برای دریافت نشان‌ها و مدال‌ها به رئیس‌جمهور فدرال ارائه می‌شوند؛ این نامزدی‌ها از سوی سران دولت‌های ۱۶ ایالت فدرال به نمایندگی از «ساکنان» خود، از سوی وزیر امور خارجه فدرال به نمایندگی از اتباع خارجی یا آلمانی‌های مقیم خارج، و از سوی وزیر فدرال مربوطه به نمایندگی از کارکنانش ارائه می‌گردد. رئیس‌جمهور فدرال معمولاً تصمیم خود را بر اساس نتایج ارزیابی و توصیه‌های آن‌ها اتخاذ می‌کند و تنها با اجماع با آن‌ها نشان‌ها را اعطا می‌کند.