الوصول إلى الملفات داخل وخارج الإجراءات الإدارية

  • وصف الخدمة

    تنشأ مسألة إلى أي مدى يمكن للمواطن الاطلاع على الملفات التي تحتفظ بها سلطة ما بشكل خاص عندما يرغب المواطن، بصفته مقدم طلب أو طرف آخر مشارك في إجراء إداري يتعلق به، في توضيح الوقائع التي استندت إليها السلطة في قرارها أو الخيارات القانونية المتاحة له.

    فيما يتعلق بالاطلاع على الملفات المتعلقة بالإجراءات الجارية، فإن هذا الحق في الاطلاع على الملفات ينظمه بشكل عام القسم 29 من قانون الإجراءات الإدارية في هيسن (HVwVVfG).

    ولكن بالإضافة إلى هذه اللائحة العامة، هناك أيضًا عدد كبير من اللوائح الخاصة التي تنظم الحق في فحص الملفات في مجالات فردية إما كليًا أو جزئيًا. ولأسباب تتعلق بالوضوح، لا يمكن تناول هذه اللوائح الخاصة بالتفصيل هنا.

    يمكن للمواطن أيضًا طلب الوصول إلى الملفات خارج نطاق الإجراءات الإدارية الجارية. ومع ذلك، فإن السلطة التي تحتفظ بالملف تقرر بعد ذلك ما إذا كانت ستسمح بالاطلاع على الملف وفقًا لتقديرها الخاص. وفي هذا الصدد، يحق للمواطن أن يحصل على قرار بشأن طلب التفتيش خالٍ من الأخطاء التقديرية، شريطة أن تكون له مصلحة مشروعة في الاطلاع على الملفات.

    يركز القسم التالي على فحص الملفات المتعلقة بالإجراءات الجارية. ولهذه القضية أيضا أهمية خاصة في الممارسة الإدارية.

  • الإجراءات

    يجب أن يتم فحص الملفات دائمًا في السلطة التي تحتفظ بالملف. لذلك يجب على الطرف المعني التوجه إلى السلطة المعنية. يمكن تقديم الطلب بشكل غير رسمي وبدون إشعار. ويجوز للسلطة أن تشترط عدم السماح بالاطلاع على الملفات إلا بحضور ممثل مشرف عن السلطة. وليس هناك حق في الاطلاع على الملفات دون حضور ممثل مشرف.

    في الحالات الفردية، يجوز للسلطة أيضاً، وفقاً لتقديرها الواجب، أن تأذن بتفتيش الملفات في مكان آخر (على سبيل المثال إذا كان الطرف المعني يعيش على مسافة أكبر من مقر السلطة التي تحتفظ بالملفات). في هذه الحالة، يمكن إرسال الملفات إلى سلطة أخرى بناءً على طلب الطرف المعني ويمكن تفتيش الملفات هناك. وإذا لزم الأمر، يمكن أيضاً فحص الملفات في بعثة دبلوماسية أو قنصلية لجمهورية ألمانيا الاتحادية في الخارج.

    إذا كان هناك محامٍ مشارك ومفوض من جانب الطرف المعني في إجراء إداري فيما يتعلق بهذا الإجراء، فإن فحص الملفات يجب أن يتم أيضاً في السلطة فيما يتعلق بهذا المحامي. ومع ذلك، يجوز للسلطة، حسب تقديرها، أن تقرر بشكل استثنائي أن يُسمح للمحامي أيضاً بأخذ الملفات إلى مكتبه أو أن يتم إرسال الملفات إلى هناك. ومع ذلك، لا يوجد أي استحقاق لتسليم الملفات.

    بشكل عام، يمكن للسلطة تحديد نوع وطريقة فحص الملف حسب تقديرها الخاص. وعلى وجه الخصوص، يمكن للسلطة أيضًا تحديد وقت الوصول إلى الملف. ومع ذلك، يجب منح الوصول إلى الملفات في ظل ظروف معقولة.

    لا يشمل فحص الملفات المستندات فقط، بل يشمل أيضاً جميع المستندات الأخرى المتعلقة بإجراء معين (مثل المخططات أو الصور الفوتوغرافية أو الخرائط أو غيرها من حاملات البيانات).

    لا يعني الاطلاع على الملفات مجرد التفتيش. بل بالأحرى، ولا سيما في حالة الملفات المستفيضة المتعلقة بالإجراءات، لا يمكن أن يكون فحص الملفات مجدياً في كثير من الأحيان إلا إذا أتيحت للطرف المعني فرصة عمل نسخ أو نسخ مصورة من محتويات الملف.

    في الدعاوى ذات الطلبات الموحدة أو في الدعاوى التي يشترك فيها أكثر من 50 شخصًا لهم نفس المصالح، يحق لممثلهم فقط الاطلاع على الملفات، شريطة أن يتم التمثيل في هذه الحالات.

  • المتطلبات الأساسية

    ينطبق الحق في فحص الملفات على جميع الأطراف المشاركة في الإجراءات الإدارية. وهي قبل كل شيء

    • مقدم الطلب
    • المدعى عليه
    • المخاطبون بإجراء إداري
    • الطرف المتعاقد في عقد القانون العام

    لا ينطبق الحق في فحص الملفات إلا على الملفات المتعلقة بالإجراءات وفقط بالقدر الذي تكون فيه المعرفة بها ضرورية لتأكيد المصالح القانونية للطرف المعني أو الدفاع عنها.

    في سياق الإجراء الإداري، لا يشمل الحق في فحص الملفات حتى انتهاء الإجراء الإداري مسودات القرارات أو العمل على إعدادها مباشرة.

    السلطة غير ملزمة بالسماح بالوصول إلى الملف إذا

    • فحص الملفات يعيق إنجاز مهام السلطة بشكل صحيح,
    • أن يكون الكشف عن محتويات الملفات ضارًا برفاهية الاتحاد أو الأرض، أو
    • يجب أن تظل العمليات سرية بموجب القانون أو بحكم طبيعتها، لا سيما بسبب المصالح المشروعة للأطراف المعنية أو الأطراف الثالثة.

    تنشأ السرية بسبب اللوائح القانونية أو بسبب المصالح المشروعة لطرف ثالث بشكل خاص من السرية الضريبية والسرية الاجتماعية وحماية البيانات وحقيقة أنه يجب حماية الأسرار التجارية والتجارية. كما يخضع المجال الخاص والحميمي للأطراف الثالثة الخاصة للسرية بطبيعته. ويشمل ذلك عمومًا، على سبيل المثال، المعلومات المتعلقة بالدخل والأصول أو الظروف العائلية أو التقارير الطبية.

  • ما هي المستندات المطلوبة؟

    وكقاعدة عامة، لا يتعين على الطرف المشارك في إجراء إداري تقديم أي مستندات أخرى إذا طُلب منه الاطلاع على ملفات إجراء جار، لأنه معروف للسلطة كطرف في الإجراء. ومع ذلك، قد يكون من الضروري في الحالات الفردية توضيح مدى ضرورة الاطلاع على الملفات المطلوبة لتأكيد المصالح القانونية أو الدفاع عنها.

    ومع ذلك، يختلف الوضع في الحالات التي يُطلب فيها الوصول إلى الملفات دون أن يتم ذلك كجزء من الإجراءات الإدارية الجارية. في هذه الحالة، يجب على الشخص الذي يطلب الوصول إلى الملفات أن يثبت مصلحته المشروعة للسلطة التي تحتفظ بالملفات.

  • ما هي الرسوم المتكبدة؟

    • إذا قام الطرفان المعنيان بعمل نسخ أو نسخ مصورة من الملف، فإنهما يتحملان التكاليف التي تتحملها السلطة التي تحتفظ بالملف، بقدر ما تكون هذه الأخيرة قد تكبدت تكاليف في القيام بذلك.
    • يتم فرض رسوم قدرها 12.00 يورو لكل شحنة مقابل إرسال الملف.

  • الأساس القانوني

    اللوائح العامة

    • § المادة 29 من قانون الإجراءات الإدارية في هيسن (HVwVVfG)
    • الرقمان 113 و 21 من قائمة التكاليف الإدارية بموجب القسم 1 من قانون التكاليف الإدارية العامة (AllgVwKostO)

    اللوائح الخاصة (أمثلة)

    • § المادة 72 (1) من قانون الإجراءات الإدارية في هيسن (HVwVVfG)
    • § المادة 25 من الكتاب العاشر من القانون الاجتماعي (SGB X)
    • قانون المعلومات البيئية في هيسي (HUIG )

بمن يجب أن أتواصل؟

السلطة التي تحتفظ بالملف

الإدارات المسؤولة