Проверка на досиета в рамките на административно производство и извън него

  • Спецификация на изпълнението

    Въпросът за степента, в която гражданинът може да се запознае с досиетата, съхранявани от публичен орган, възниква по-специално, когато гражданинът, в качеството си на заявител или друга страна в административно производство, което го засяга, желае да изясни фактите, на които публичният орган е основал решението си, или правните възможности, с които разполага.

    Що се отнася до правото на преглед на преписки, свързани с текущи производства, това право на преглед на преписки по принцип е уредено в раздел 29 от Закона за административното производство на Хесен (HVwVfG).

    В допълнение към тази обща уредба обаче съществуват голям брой специални разпоредби, които уреждат правото на цялостно или частично разглеждане на преписки конкретно за отделни области. От съображения за яснота тези специални разпоредби не могат да бъдат разгледани по-подробно тук.

    Гражданинът може също така да поиска да се запознае с досието извън текущото административно производство. След това обаче органът, който съхранява преписката, взема решение за предоставяне на възможност за проверка на преписката по своя преценка. В това отношение гражданинът има право на решение по искането за проверка, което е свободно от грешки при преценката, доколкото той или тя твърди, че има законен интерес от проверка на преписките.

    Следващият раздел е посветен на проверката на досиета, свързани с текущи производства. Това дело представлява особен интерес и за административната практика.

  • Поток на процеса

    По принцип проверката на досиетата трябва да се извършва в органа, който съхранява досието. Следователно заинтересованата страна трябва да се обърне към съответния орган. Искането може да бъде направено неофициално и без предизвестие. Органът може да определи, че проверката на преписката се предоставя само в присъствието на контролиращ представител на органа. Няма право на проверка на преписката без присъствието на контролиращо лице.

    По същия начин в отделни случаи органът може по своя преценка да разреши проверка на преписката и на друго място (напр. ако страната живее на по-голямо разстояние от седалището на органа, който съхранява преписката). В този случай преписките могат да бъдат изпратени на друг орган по искане на заинтересованата страна и проверката на преписките може да се извърши там. Ако е необходимо, преписките могат да бъдат проверени и в дипломатическо или консулско представителство на Федерална република Германия в чужбина.

    Ако в административната процедура участва адвокат, който е упълномощен от страната, участваща в тази процедура, проверката на преписките се извършва и от органа, който се занимава с този адвокат. Въпреки това органът може по своя преценка по изключение да определи, че на адвоката се разрешава също да вземе преписката в своята кантора или че преписката се изпраща там. Не съществува обаче право на предаване на досиетата.

    Като цяло органът може да определи начина на проверка на досието по своя преценка. По-специално, органът може да определи и времето за проверка на досиетата. Въпреки това, проверката на досиетата трябва да се предоставя при разумни условия.

    Проверката на досиетата включва не само писмени документи, но и всички други документи, свързани с конкретна процедура (напр. планове, снимки, карти или други носители на данни).

    Проверката на досиетата не означава само обикновена проверка. Всъщност, особено в случай на обширни преписки по дадено дело, проверката на преписките често може да бъде смислена само ако на заинтересованата страна се даде възможност да направи копия или фотокопия на съдържанието на преписката.

    В производства, включващи еднотипни заявления, или в производства, в които участват повече от 50 лица с един и същ интерес, само техният представител има право да се запознае с преписката, при условие че в такива случаи е осигурено представителство.

  • Изисквания

    Правото да се запознават с досиетата е валидно за лицата, участващи в административна процедура. Това са преди всичко:

    • Заявител
    • Респондент
    • Адресати на административен акт
    • Договаряща страна по публичноправен договор

    Правото на преглед на преписките се отнася само за преписките, свързани с производството, и само доколкото запознаването с тях е необходимо за утвърждаване или защита на правните интереси на засегнатата страна/страни.

    В контекста на административна процедура правото на преглед на преписките не включва проектите на решения и работата по прякото им изготвяне до приключването на административната процедура.

    Органът не е длъжен да разреши проверка на преписките, доколкото

    • проверката на досиетата пречи на правилното изпълнение на задълженията на органа,
    • разкриването на съдържанието на досиетата би било в ущърб на благосъстоянието на федерацията или на дадена провинция, или
    • процесите трябва да бъдат запазени в тайна по закон или поради тяхното естество, а именно поради законните интереси на участващите страни или трети лица.

    Тайната, която се дължи на законови разпоредби или на обосновани интереси на трета страна, произтича по-специално от данъчната тайна, социалната тайна, защитата на данните, както и от факта, че фирмените и търговските тайни трябва да бъдат защитени. По същия начин частната и интимната сфера на трети лица е обект на тайна поради самото си естество. Това обикновено включва например информация за доходи и имущество, семейно положение или медицински доклади.

  • Кои документи са необходими?

    По правило страната, участваща в административна процедура, не трябва да представя допълнителни документи, когато иска достъп до досиетата на текуща процедура, тъй като тя е известна на органа като страна в процедурата. В отделни случаи обаче може да се наложи да се обясни до каква степен исканото разглеждане на преписката е необходимо за утвърждаване или защита на правни интереси.

    Ситуацията обаче е различна в случаите, когато се иска проверка на преписки, без това да се извършва в рамките на текущо административно производство. В този случай лицето, което иска достъп до досиетата, трябва да докаже законния си интерес пред органа, който съхранява досиетата.

  • Какви са таксите?

    • Ако дадена страна поиска да бъдат направени копия или фотокопия от досието, тя поема разходите, направени от органа, който съхранява досието.
    • За изпращането на файла се начислява такса от 12,00 евро на пратка.

  • Правно основание

    Общи разпоредби

    • § Раздел 29 от Закона за административното производство на Хесен (HVwVfG)
    • № 113 и 21 от таблицата за административните разходи към § 1 от Общите правила за административните разходи (AllgVwKostO)

    Специални разпоредби (примерни)

    • § Раздел 72 (1) Закон за административното производство на Хесен (HVwVfG)
    • § 25 Десета книга на Социалния кодекс (SGB X)
    • Закон за информацията за околната среда на Хесен (HUIG )

С кого трябва да се свържа?

органът, който отговаря за досието

Отговорни отдели