دسترسی به پروندهها در داخل و خارج از دادرسیهای اداری
دامنه کار
پرسش دربارهی میزان دسترسی عموم به پروندههای نگهداریشده توسط یک مرجع عمومی، بهویژه زمانی مطرح میشود که در رویههای اداری مربوط به آنها، یک فرد از عموم – چه بهعنوان متقاضی و چه بهعنوان یکی از طرفهای دیگر در آن رویهها – بخواهد حقایق مبنای تصمیم مرجع عمومی یا گزینههای حقوقی در دسترس خود را مشخص کند.
در خصوص دسترسی به پروندههای مربوط به دادرسیهای جاری، این حق دسترسی به پروندهها عموماً تابع بخش ۲۹ قانون آیین دادرسی اداری ایالت هسن (HVwVfG) است.
علاوه بر این مقرره کلی، مقررات خاص متعددی وجود دارد که حق دسترسی به پروندهها را، چه بهطور کامل و چه بهطور جزئی، برای حوزههای مختلف تنظیم میکنند. به منظور وضوح، نمیتوان این مقررات خاص را در اینجا به تفصیل مورد بحث قرار داد.
یک عضو عموم همچنین میتواند برای دسترسی به پروندهها خارج از چارچوب دادرسیهای اداری جاری درخواست دهد. با این حال، در چنین مواردی، مرجع دارای پرونده بنا به صلاحدید و مطابق وظایف خود تصمیم میگیرد که آیا دسترسی به پرونده را اعطا کند یا خیر. در این زمینه، هر فرد از عموم حق دارد تصمیمی درباره درخواست دسترسی دریافت کند که عاری از هرگونه خطای صلاحدید باشد، مشروط بر اینکه بتواند علاقه مشروع خود را برای دسترسی به پرونده اثبات نماید.
بخش زیر بر دسترسی به پروندههای مربوط به دادرسیهای جاری تمرکز دارد. این پرونده همچنین در عمل اداری از اهمیت ویژهای برخوردار است.
روند کار
دسترسی به پروندهها باید بهعنوان قاعدهٔ کلی در مرجعی که پروندهها را در اختیار دارد انجام شود. بنابراین، طرف ذینفع باید به مرجع مربوطه مراجعه کند. درخواست میتواند بهصورت غیررسمی و در هر زمانی مطرح شود. مقام میتواند مقرر کند که دسترسی به پروندهها تنها در حضور نماینده ناظر آن مقام مجاز است. هیچ حقی برای دسترسی به پروندهها بدون حضور نماینده ناظر وجود ندارد.
به همین ترتیب، در موارد فردی، مرجع میتواند بنا به صلاحدید و در چارچوب وظایف خود، دسترسی به پروندهها را در مکان دیگری نیز مجاز کند (مثلاً اگر یکی از طرفین دادرسی در فاصلهای قابل توجه از دفتر مرکزی مرجع نگهداریکننده پروندهها زندگی کند). در چنین مواردی، به درخواست طرف ذینفع، پروندهها میتوانند به مرجع دیگری ارسال شوند تا در آنجا مورد بازرسی قرار گیرند. در صورت لزوم، پروندهها میتوانند در یک ماموریت دیپلماتیک یا کنسولی جمهوری فدرال آلمان در خارج از کشور نیز مورد بازرسی قرار گیرند.
هرگاه وکیلی توسط یکی از طرفین در دادرسیهای اداری برای رسیدگی به آن دادرسیها به کار گرفته و مجاز شده باشد، قاعدهای که بر اساس آن دسترسی به پروندهها باید در دفاتر مرجع ذیصلاح فراهم شود، در مورد آن وکیل نیز جاری است. با این حال، مرجع میتواند بنا به صلاحدید خود در موارد استثنایی تعیین کند که وکیل نیز مجاز باشد پروندهها را به دفتر خود ببرد یا پروندهها به آنجا ارسال شوند. با این حال، هیچ حقی برای تحویل پروندهها وجود ندارد.
بهطور کلی، مرجع میتواند بنا به صلاحدید خود نحوه اعطای دسترسی به فایلها را تعیین کند. بهویژه، مرجع میتواند زمان اعطای دسترسی به فایلها را نیز مشخص کند. با این حال، دسترسی به فایلها باید تحت شرایط معقول اعطا شود.
دسترسی به پروندهها نه تنها شامل اسناد مکتوب است، بلکه تمامی مواد دیگر مرتبط با یک پرونده خاص (مانند نقشهها، عکسها، نقشههای جغرافیایی یا سایر حاملهای داده) را نیز در بر میگیرد.
دسترسی به پروندهها صرفاً به معنای مطالعهٔ آنها نیست. بلکه، بهویژه در مورد پروندههای حجیم مربوط به دادرسی، دسترسی به پروندهها اغلب تنها زمانی معنادار است که به طرف ذینفع فرصت داده شود تا از محتویات پرونده کپی یا فتوکپی تهیه کند.
در دادرسیهایی که شامل دادخواستهای یکسان است یا در دادرسیهایی که بیش از پنجاه نفر در یک سمت ذینفع هستند، تنها نماینده آنها حق دسترسی به پروندهها را دارد، مشروط بر اینکه در چنین مواردی نمایندگی صورت گرفته باشد.
الزامات
حق بازرسی پروندهها برای طرفهای درگیر در رسیدگیهای اداری اعمال میشود. اینها بهویژه عبارتند از:
- متقاضی
- خوانده
- مخاطبان یک اقدام اداری
- طرف یک قرارداد حقوق عمومی
حق دسترسی به پروندهها تنها شامل پروندههایی میشود که به دادرسی مربوط هستند و حتی در آن صورت نیز تنها تا حدی که آگاهی از آنها برای طرف ذینفع جهت طرح یا دفاع از منافع قانونیاش ضروری باشد.
در چارچوب رسیدگیهای اداری، حق دسترسی به پروندهها شامل پیشنویس تصمیمات یا کارهای مقدماتی مرتبط با آنها تا زمان پایان رسیدگیهای اداری نمیشود.
مقام ذیصلاح موظف به اعطای دسترسی به پروندهها تا حدی که
- دسترسی به فایلها مانع از انجام صحیح وظایف مرجع میشود.
- افشای محتویات پروندهها به زیان منافع دولت فدرال یا یک ایالت خواهد بود، یا
- اموری که به موجب قانون یا ذات خود باید محرمانه باقی بمانند، بهویژه در راستای منافع مشروع طرفین ذینفع یا اشخاص ثالث.
محرمانگی ناشی از مقررات قانونی یا منافع مشروع شخص ثالث، بهویژه از راز مالیاتی، محرمانگی تأمین اجتماعی، حفاظت از دادهها و نیاز به حفاظت از اسرار تجاری و کسبوکار نشأت میگیرد. به همین ترتیب، زندگی خصوصی و صمیمی اشخاص ثالث به خودی خود مشمول محرمانگی است. این معمولاً شامل اطلاعاتی مانند درآمد و وضعیت مالی، شرایط خانوادگی یا گزارشهای پزشکی میشود.
چه مدارکی لازم است؟
بهطور کلی، از یک طرف در دادرسیهای اداری در هنگام درخواست دسترسی به پروندههای مربوط به دادرسیهای جاری، نیازی به ارائه مدارک بیشتر نیست، زیرا بهعنوان یکی از طرفین دادرسی نزد مرجع شناخته شده است. با این حال، در موارد خاص ممکن است لازم باشد توضیح داده شود که دسترسی درخواستی به پروندهها تا چه حد برای اثبات یا دفاع از منافع قانونی ضروری است.
با این حال، در مواردی که دسترسی به پروندهها خارج از چارچوب دادرسیهای اداری جاری مورد درخواست قرار گیرد، وضعیت متفاوت است. در چنین مواردی، فرد درخواستکننده دسترسی به پروندهها باید منافع مشروع خود را به مرجع نگهدارنده پروندهها اثبات کند.
چه هزینههایی درگیر است؟
- زمانی که طرفین دعوی از پرونده، نسخهای یا فتوکپیای تهیه میکنند، در حدی که این هزینهها واقعاً متحمل شده باشد، موظف به پرداخت هزینههای تحمیلشده بر مرجع مسئول پرونده هستند.
- برای ارسال فایل، مبلغ ۱۲.۰۰ یورو به ازای هر محموله دریافت میشود.
مبنای قانونی
قوانین کلی
- ماده ۲۹ قانون آیین دادرسی اداری هسن (HVwVfG)
- شمارههای ۱۱۳ و ۲۱ از جدول هزینههای اداری مربوط به بخش ۱ مقررات عمومی هزینههای اداری (AllgVwKostO)
مقررات ویژه (نمونهها)
- ماده ۷۲(۱) قانون آیین دادرسی اداری هسن (HVwVfG)
- ماده ۲۵ کتاب دهم قانون مدنی اجتماعی (SGB X)
- قانون اطلاعات زیستمحیطی هسه (HUIG )
با چه کسی باید تماس بگیرم؟
مرجع مسئول پرونده