İdari işlemler sırasında ve dışında dosyaların incelenmesi
Performans özellikleri
Bir vatandaşın bir kamu makamı tarafından tutulan dosyaları ne ölçüde inceleyebileceği sorusu, özellikle bir vatandaşın, kendisini etkileyen idari işlemlerde başvuran veya diğer bir taraf olarak, bir kamu makamının kararını dayandırdığı gerçekleri veya hangi yasal seçeneklerin kendisine sunulduğunu açıklığa kavuşturmak istediği durumlarda ortaya çıkmaktadır.
Devam eden davalarla ilgili dosyaları inceleme hakkına gelince, bu hak genel olarak Hessen İdari Usul Kanunu'nun (HVwVfG) 29. maddesinde düzenlenmiştir.
Ancak, bu genel düzenlemenin yanı sıra, dosya inceleme hakkını kısmen ya da tamamen münferit alanlara özgü olarak düzenleyen çok sayıda özel düzenleme de bulunmaktadır. Açıklık sağlamak amacıyla bu özel düzenlemelere burada daha ayrıntılı olarak değinilemeyecektir.
Bir vatandaş, devam eden idari işlemler dışında da dosyaların incelenmesini talep edebilir. Ancak, dosyayı elinde bulunduran makam, dosyanın incelenmesine izin verilip verilmeyeceğine takdir yetkisine göre karar verir. Bu bağlamda, bir vatandaş, dosyaları incelemekte meşru bir menfaati olduğunu iddia ettiği sürece, inceleme talebi hakkında takdir hatası içermeyen bir karar alma hakkına sahiptir.
Aşağıdaki bölüm, devam eden işlemlerle ilgili dosyaların incelenmesine odaklanmaktadır. Bu dava, idari uygulamada da özel bir ilgi alanı oluşturmaktadır.
Süreç akışı
Prensip olarak, dosyaların incelenmesi dosyayı elinde bulunduran makamda gerçekleştirilmelidir. Bu nedenle ilgili tarafın ilgili makama gitmesi gerekir. Talep gayri resmi ve bildirimsiz olarak yapılabilir. Yetkili makam, dosya incelemesinin yalnızca yetkili makamın denetleyici bir temsilcisinin huzurunda yapılmasına karar verebilir. Denetleyici bir kişi olmadan dosya inceleme hakkı yoktur.
Aynı şekilde, makam, münferit durumlarda, kendi takdirine bağlı olarak, dosyaların başka bir yerde incelenmesine de izin verebilir (örneğin, bir tarafın dosyayı tutan makamın merkezinden daha uzakta yaşaması halinde). Bu durumda, dosyalar ilgili tarafın talebi üzerine başka bir makama gönderilebilir ve dosyaların incelenmesi orada gerçekleştirilebilir. Gerekirse, dosyalar Federal Almanya Cumhuriyeti'nin yurtdışındaki bir diplomatik veya konsolosluk temsilciliğinde de incelenebilir.
Bu prosedüre ilişkin bir idari prosedürde ilgili tarafın yanında bir avukatın yer alması ve yetkilendirilmesi halinde, dosyaların incelenmesi bu avukatla ilgili makamda da gerçekleştirilir. Ancak, yetkili makam, kendi takdirine bağlı olarak, istisnai olarak, bir avukatın da dosyaları kendi bürosuna götürmesine veya dosyaların oraya gönderilmesine izin verebilir. Ancak, dosyaların teslim edilmesi gibi bir hak söz konusu değildir.
Genel olarak, yetkili makam dosya inceleme şeklini kendi takdirine bağlı olarak belirleyebilir. Özellikle, dosyaların incelenme zamanını da belirleyebilir. Ancak, dosyaların incelenmesine makul koşullar altında izin verilmelidir.
Dosyaların incelenmesi sadece yazılı belgeleri değil, aynı zamanda belirli bir prosedüre ilişkin diğer tüm belgeleri (örneğin planlar, fotoğraflar, haritalar veya diğer veri taşıyıcıları) de içerir.
Dosyaların incelenmesi sadece salt inceleme anlamına gelmez. Aslında, özellikle bir davayla ilgili kapsamlı dosyalar söz konusu olduğunda, dosyaların incelenmesi genellikle ancak ilgili tarafa dosya içeriğinin kopyalarını veya fotokopilerini alma fırsatı verilirse anlamlı olabilir.
Tek tip başvuruları içeren davalarda veya aynı menfaate sahip 50'den fazla kişiyi ilgilendiren davalarda, bu gibi durumlarda temsilci bulundurulması kaydıyla, sadece temsilcilerinin dosyayı inceleme hakkı olacaktır.
Gereksinimler
İdari bir prosedüre dahil olanlar için dosyaları inceleme hakkı mevcuttur. Bunlar her şeyden önce:
- Başvuru sahibi
- Katılımcı
- Bir idari işlemin muhatapları
- Bir kamu hukuku sözleşmesinin akit tarafı
Dosyaları inceleme hakkı yalnızca yargılamayla ilgili dosyalar için ve yalnızca ilgili tarafın/tarafların yasal çıkarlarının ileri sürülmesi veya savunulması için gerekli olduğu ölçüde geçerlidir.
Bir idari usul bağlamında, dosyaları inceleme hakkı, karar taslaklarını ve idari usulün sonuçlanmasına kadar doğrudan bunların hazırlanması çalışmalarını kapsamaz.
Yetkili makam aşağıdaki hallerde dosyaların incelenmesine izin vermek zorunda değildir
- Dosyaların incelenmesi, makamın görevlerini düzgün bir şekilde yerine getirmesini engeller,
- dosyaların içeriğinin ifşa edilmesinin Federasyonun veya bir Ülkenin refahına zarar verecek olması veya
- süreçler kanunen veya doğaları gereği, yani ilgili tarafların veya üçüncü kişilerin meşru menfaatleri nedeniyle gizli tutulmalıdır.
Yasal düzenlemelerden veya üçüncü bir tarafın haklı menfaatlerinden kaynaklanan gizlilik, özellikle vergi gizliliği, sosyal gizlilik, veri korumanın yanı sıra şirket ve iş sırlarının korunması gerçeğinden kaynaklanmaktadır. Aynı şekilde, üçüncü özel kişilerin özel ve mahrem alanı da doğası gereği gizliliğe tabidir. Örneğin gelir ve mal varlığına ilişkin bilgiler, ailevi durumlar veya tıbbi raporlar genellikle bu kapsamdadır.
Hangi belgeler gereklidir?
Kural olarak, bir idari prosedüre dahil olan taraf, devam eden bir prosedürün dosyalarına erişim talep ederken, prosedürün bir tarafı olarak makam tarafından bilindiğinden, başka herhangi bir belge sunmak zorunda kalmayacaktır. Ancak, münferit durumlarda, talep edilen dosya incelemesinin yasal menfaatlerin ileri sürülmesi veya savunulması için ne ölçüde gerekli olduğunun açıklanması gerekebilir.
Ancak, devam eden idari işlemler çerçevesinde gerçekleşmeksizin dosyaların incelenmesinin talep edildiği durumlarda durum farklıdır. Bu durumda, dosyalara erişim talebinde bulunan kişi, dosyaları elinde bulunduran makama meşru menfaatini göstermek zorundadır.
Ücretler ne kadar?
- Taraflardan birinin dosyadan kopya veya fotokopi çektirmesi halinde, dosyayı tutan makam tarafından yapılan masraflar taraflarca karşılanır.
- Dosya gönderimi için sevkiyat başına 12,00 Euro ücret alınır.
Yasal dayanak
Genel düzenlemeler
- § Hessen İdari Usul Yasası'nın (HVwVfG) 29. Bölümü
- 113 ve 21 sayılı İdari Maliyet Cetvelinin Genel İdari Maliyet Yönetmeliğinin 1. Maddesine (AllgVwKostO)
Özel düzenlemeler (örnek)
- § Bölüm 72 (1) Hessen İdari Usul Yasası (HVwVfG)
- § 25 Sosyal Yasa'nın Onuncu Kitabı (SGB X)
- Hessen Çevresel Bilgi Yasası (HUIG )
Kiminle iletişime geçmem gerekiyor?
dosyadan sorumlu makam