دیجیتالیسازی
دیجیتالیسازی مدیریت عمومی – تنها با همکاری یکدیگر
از زمان تصویب قانون بهبود دسترسی آنلاین به خدمات اداری (قانون دسترسی آنلاین – OZG) در سال ۲۰۱۷، دیجیتالیسازی مدیریت عمومی در آلمان یکی از اولویتهای کلیدی بوده است، اگر نگوییم با سرعتی سرسامآور پیش رفته است. اداره ناحیه والداک-فرانکنبرگ مسیر را مشخص کرده و ساختارهای کاری جدیدی برای هماهنگی فرآیند دیجیتالیسازی ایجاد کرده است:
- دپارتمان تخصصی «فناوری اطلاعات و مدیریت دیجیتال» در سال ۲۰۱۷ تأسیس شد.
- پست «مدیر پروژه دیجیتالیسازی» از سال ۲۰۱۹ پر شده است.
- برنامه کارآموزی «مدیریت دیجیتال» از سال ۲۰۲۱ ارائه شده است و در حال حاضر یک کارآموز در حال آموزش دیدن است.
- به منظور توانمندسازی مدیریت برای انطباق پویا و انعطافپذیر با چالشها و فرصتهای امروز و فردا، یک مدیر فرآیند از سال ۲۰۲۱ به صورت تماموقت در اداره مناطق، سازمان، تدارکات و حمل و نقل عمومی مشغول به کار بوده است.
- در سال ۲۰۱۹، مسئولانی برای دیجیتالیسازی در هر یک از بخشهای تخصصی منصوب شدند تا این طرح را در بخش مربوطه خود پیش ببرند و از یکدیگر حمایت کرده و تبادل نظر کنند.
- پروژهٔ کلی دیجیتالیسازی به بیش از ۲۰ زیرپروژه تقسیم شده است که هر یک توسط یک مدیر زیرپروژه از حوزهٔ تخصصی مربوطه هدایت میشود.
- علاوه بر این، تیم «نوآوری در مدیریت عمومی» تشکیل شده است.
- بهطور کلی، همکاری میانبخشی تشویق و تقویت میشود. همه در یک جهت حرکت میکنند.
به منظور آمادهسازی ادارهٔ ناحیه برای آینده، کمیتهٔ ناحیه در فوریهٔ ۲۰۱۸ یک استراتژی دیجیتالیسازی را تصویب کرد. این استراتژی بر اساس اصل زیر است:
مردم در قلب کل فرایند قرار دارند. فناوری صرفاً برای حمایت از شهروندان، صاحبان کسبوکار و کارکنان در فرایندهای اداری و تقویت همکاری و مشارکت طراحی شده است.
بر اساس این اصل راهنما، یک طرح سهمرحلهای تدوین شده است. این طرح پیشبینی میکند که کارکنان اداره شهرستان ابتدا برای دیجیتالیسازی آماده و آموزش ببینند. به این منظور، یک«برنامه آموزشی دیجیتالیسازی»چندمرحلهای توسعه و اجرا شده است؛ سرپرستان دپارتمانها و مسئولان دیجیتالیسازی آموزش دیدند، جلسات آموزشی عملی درباره فاکتور الکترونیکی و پروندههای الکترونیکی برگزار شد و سخنرانیهای ماهانه «بلایند» درباره دیجیتالیسازی سازماندهی گردید. خبرنامه دیجیتالیسازی شفافیت را تضمین میکند. جلسه مشاوره دیجیتالیسازی برای پاسخ به سؤالات و پیشنهادها پشتیبانی لازم را فراهم میآورد.
مرحله دوم شامل ایجاد مدیریت فرآیند بود. پس از پایهگذاری این اساس، شهروندان از سال ۲۰۲۱ به طور فعال در فرآیند دیجیتالیسازی مشارکت داشتهاند، برای مثال به عنوان بخشی از روز ملی دیجیتال سالانه یا از طریق نظرسنجیها و کارگاهها. هدف عملی کردن شعار«دیجیتالیسازی – فقط با هم»،ایجاد سواد دیجیتال و تشویق مشارکت است. در درون دولت محلی، این اقدامات به تدریج و با همکاری کارکنان اجرا میشوند. در طول همهگیری کووید-۱۹، تمام پروژههای دیجیتالیسازی برنامهریزیشده بدون وقفه ادامه یافتند.
اهداف زیر از سال ۲۰۱۹ تاکنون محقق شدهاند:
- The سامانه اطلاعات شورای ناحیه SD-Net معرفی شده است. هدف این است که در آینده تمام اسناد جلسات کمیته اجرایی ناحیه و نهادهای شورای ناحیه منحصراً به صورت دیجیتال توزیع شوند.
- ثبت زمان الکترونیکی در تمامی خدمات تخصصی معرفی شده است.
- یک سیستم کاملاً الکترونیکی برای دریافت و پردازش فاکتورها معرفی شده است. این سیستم به ارسالکنندگان امکان میدهد در هزینههای کاغذ و پست صرفهجویی کنند و زمان تحویل را کاهش دهند.
- اداره امور اجتماعی و اداره مهاجرت در حال حاضر از سیستم پرونده الکترونیکی استفاده میکنند. قرار است سایر ادارات تخصصی نیز تا پایان سال ۲۰۲۲ از آن پیروی کنند.
- مدیریت فرآیندها برای بهینهسازی تمامی فرآیندها، بهویژه فرآیندهای دیجیتال، معرفی شده است. یک مدیر فرآیند با کارکنان و اعضای عموم همکاری میکند تا مراحل درخواست آنلاین را بهتدریج اجرا کند.
- از طریق گروه کاری دیجیتالیسازی در سطح شورای ناحیه، گفتوگو با سایر ناحیهها در هسن تشدید شده است.
- برنامه توسعه حرفهای «دیجیتالیسازی» تأسیس شده است.
- به منظور فراهم کردن درگاهی برای رویههای درخواست دیجیتال در آینده، وبسایت منطقه بازطراحی شده است؛ اکنون مستقیماً به Hessenportal که با نام «Hessenfinder» شناخته میشود، متصل است.
- هر سال، ادارهٔ ناحیه به همراه بسیاری از سازمانهای همکار از سراسر ناحیه، در روز ملی دیجیتال و هر سال از شهرها و مقامات محلی دعوت میکند تا در آن شرکت کنند. در سال ۲۰۲۱، شهرهای کورباخ، باد وایلدونگن و فولکمارسن سازمانهای همکار بودند.
- در مدت زمانی بسیار کوتاه، ظرفیت کار از خانه در طول همهگیری گسترش یافت تا حدود نیمی از کل کارکنان اداره منطقه را پوشش دهد.
- یک شبکه اجتماعی داخلی راهاندازی شده است.
- یک سیستم کنفرانس ویدیویی که با مقررات حفاظت از دادهها مطابقت دارد برای کنفرانسهای ویدیویی خریداری شده است.
- The جیوپورتال شمال هسن راهاندازی شده است.
فرآیند درخواست آنلاین
در اجرای رویههای درخواست آنلاین، ما از توافقنامه اجرایی قانون دسترسی آنلاین که بین ایالت هسن و سازمانهای چتری مقامات محلی منعقد شده است، پیروی میکنیم. برای اطمینان از اینکه هر منطقه مجبور نباشد بارها و بارها چرخ را از نو اختراع کند، فرآیندهای درخواست از طریق تقسیم کار توسعه داده شده و سپس در اختیار تمام مناطق هسن قرار میگیرند. اداره شهرستان والدک-فرانکنبرگ خود در توسعه سراسری در سطح هسن فرآیندهای مربوط به قوانین اسلحه، ترافیک جادهای و امور دامپزشکی مشارکت داشت.
میتوانید اطلاعات مربوط به عملکرد شناسه آنلاین را در اینجا بیابید.
روشهای آنلاین زیر در حال حاضر (تا ژوئن ۲۰۲۱) در دسترس هستند:
- پلتفرم لیست انتظار واکسیناسیون
- جبران در صورت قرنطینه، ممنوعیت کار یا نیاز به مراقبت
- درخواست آنلاین
- رزرو آنلاین – تقویم رویدادها
- موتور جستجوی داوطلبی
- صورتحساب ارائه ناهار «آموزش و مشارکت»
- مزایای آموزش و شمول اجتماعی
- درخواست بازپرداخت هزینههای مهدکودک
- پیشپرداخت بابت پرداختهای نگهداری
- شکایت در خصوص نقض مقررات مربوط به حمایت از صغیران در اینترنت
- حمایت مالی آموزشی برای دانشآموزان (Schüler-BAföG)
- درخواست کمکهزینه دولتی در چارچوب برنامه سرمایهگذاری «ادامه فعالیتهای باشگاه»
- ثبتنام باشگاهها برای دریافت بودجه
- روند درخواست بودجه ورزشی
- روند درخواست برای نشان یا گواهی افتخار فرایهер فون اشتاین
- ثبتنام/تغییرات در گروههای خودیاری
- حفاظت از نباتات – گواهی شایستگی
- موتور تکمیلی به موتور مشترک ۲۰۲۱ در خصوص کشاورزی
- پلاکهای شخصیسازیشده برای وسایل نقلیه موتوری
- خودروهای موتوری که برای اولین بار پس از اول ژانویه ۲۰۱۵ ثبت شدهاند، از ثبت خارج میشوند.
- ثبتنام مجدد وسایل نقلیه موتوری
- ثبتنام مجدد وسایل نقلیه موتوری
- ثبتنام مجدد خودرو
- تغییر آدرس برای یک وسیله نقلیه موتوری
زیرپروژههای اضافی زیر در ادارهٔ ناحیه در حال اجرا یا ادامه هستند:
- در آینده، مشتریان قادر خواهند بود بهصورت آنلاین برای امور مهاجرت و ترافیک جادهای وقت ملاقات رزرو کنند.
- سامانهٔ الکترونیکی فایل بر اساس طرح بایگانی جدید در تمامی بخشهای تخصصی در حال معرفی است.
- برای این منظور، پروندههای کاغذی فعلی توسط یک ارائهدهنده خدمات خارجی اسکن میشوند.
- درونسازمانی، برنامههایی در دست اجراست تا یک ایستگاه اسکن داخلی برای اسکن جایگزین راهاندازی شود.
- تمام فرایندهای لازم در ادارهٔ ناحیه بازبینی و تطبیق داده خواهند شد (شامل سیستمهای پست الکترونیکی و امضاهای دیجیتال).
- تمام رویههای درخواست آنلاین فهرستشده در کاتالوگ اجرایی OZG، از جمله قابلیت پرداخت آنلاین ، مشروط به در دسترس بودن، منتشر خواهند شد.
- فاکتورهای مشتریان بهصورت آنلاین پردازش میشوند.
- تدارکات برای معرفی دادرسیهای الکترونیکی در حال انجام است.
- مدیریت منابع انسانی بیش از پیش دیجیتالی میشود.
- درونسازمانی، رزرو اتاقها به یک سیستم آنلاین رزرو منابع، از جمله مدیریت ناوگان، منتقل میشود.
- اتاق جلسه باید به تجهیزات ویدئو کنفرانس نصبشده بهطور دائم مجهز شود.
- در روز کارآموز ۲۰۲۱، کارآموزان در کارگاهی با عنوان «کارآگاهان دیجیتال» شرکت کرده و فرآیندهای موجود را به آزمایش میگذارند. این امر تضمین میکند که دیجیتالیسازی و مدیریت فرآیند از همان ابتدا در اولویت بالایی قرار گیرند.
به منظور اجرای زیرپروژههای فردی به شیوهای معنادار و پایدار، اقدامات زیر حتی پس از سال ۲۰۲۲ نیز پیگیری خواهند شد:
- مشارکت افرادی که در منطقه زندگی و کار میکنند
- سختافزار سفارشیسازی
- توسعه وایفای در ادارهٔ ناحیه
- توسعه کارکنان
- مدیریت فرآیند
- توسعه سازمانی، زیرا دیجیتالیسازی تنها در صورتی میتواند پایدار باشد – و از سال ۲۰۲۲ فراتر رود – که نه صرفاً بهعنوان یک روند، بلکه بهعنوان یک فرآیند تغییر سازمانی فراگیر و محرکی برای نوآوری در کنار سایر عوامل (مانند جهانیسازی، تغییرات اقلیمی، اشکال جدید تحرک و تغییرات جمعیتی) درک شود.