Цифрові детективи розглядають адміністративні процеси під мікроскопом
Зробити владу ще розумнішою та більш дружньою до громадян: Такою є мета проєкту "Цифрові детективи", який район Вальдек-Франкенберг запустив у своїй районній адміністрації. Стажери та молоді співробітники займаються оцифруванням адміністрації, вдосконаленням процесів та активним проектуванням адміністрації. Попутно вони розвивають свої цифрові навички та знайомляться з інноваційними інструментами.
Не завжди все повинно робитися так тільки тому, що так робилося завжди: таким є кредо цифрових детективів районної адміністрації. Молоді працівники районної адміністрації прагнуть насамперед одного: поставити під сумнів процеси в організації та разом зробити їх ще кращими - також і особливо за допомогою цифрових можливостей як каталізатора модернізації адміністрації. Спільна мета - зробити процеси ще більш ефективними і, перш за все, більш дружніми до громадян. І все це в поєднанні з розвагами та командною роботою.
Піддавати сумніву існуюче, посилювати інновації
З цією метою в районі запустили проект "Цифрові детективи". "Ми хочемо активізувати та мотивувати стажерів та студентів критично поглянути на існуючі процеси та заохотити цих молодих людей ставити під сумнів існуючі процедури в нашому управлінні та пробувати нові речі - навіть якщо не все працює відразу. Вільна економіка показує нам, як це робиться. Інновації з'являються лише тоді, коли люди наважуються спробувати щось нове, не бояться пробувати і мають право на помилку в захищеному просторі", - каже районний адміністратор Юрген ван дер Хорст. "Тільки якщо ми ставимо собі питання, ми можемо вдосконалити процеси і зміцнити нашу інноваційну силу. Для цього ми хочемо залучити ідеї та погляди молодих людей".
Ідеї для написання
У цьому контексті керівник проєкту з діджиталізації в окрузі Настасія Слюзалек та менеджер процесів Олівер Мерхоф у співпраці з Fachdienst Personal заснували команду "Цифрових детективів", які можуть брати активну участь у вдосконаленні процесів в рамках проєкту. Завдяки проєкту молоді спеціалісти та молодший персонал ще більше занурилися у зміст діджиталізації та управління процесами. Розширюючи свої цифрові навички, вони також можуть ділитися ідеями зі своїх предметних областей. Тому в рамках проєкту молоді спеціалісти також отримали мобільні пристрої. Це означає, що вони можуть використовувати їх будь-де і будь-коли, наприклад, щоб відслідковувати контент у школі чи університеті в цифровому форматі та використовувати його в Інтернеті.
Однією з перших тем, за яку взялися цифрові детективи, було оформлення офіційних поїздок. Вірний девізу: "Навіщо витрачати час на заповнення заявок, якщо це можна зробити легко?" У майбутньому заявки на відрядження та рахунки можна буде подавати онлайн для всіх бажаючих. Це економить папір і час. Ще один проект - інтеграція цифрового чат-бота, який допоможе громадянам швидше знаходити інформацію. Над цим також працюють цифрові детективи. А ще вони будуть на старті цьогорічного загальнонаціонального Digitaltag: опитуватимуть відвідувачів районної ради, щоб краще зрозуміти їхні потреби та проблеми - і розробити конкретні заходи для дій адміністрації. Мета: вдосконалити робочі процеси та покращити обслуговування громадян.
Подолання стереотипного мислення
"Цей новий спосіб мислення - велике збагачення для адміністрації, - продовжує районний адміністратор. "Наша мета - подолати обмеженість мислення і переосмислити управління - в тому числі з точки зору наших молодих співробітників". З цієї причини "цифрові детективи" в майбутньому також будуть більш активно залучені до роботи "Інноваційної команди" - міжвідомчої робочої групи, яка займається конструктивними інноваціями в районній адміністрації. "Ми хочемо з самого початку показати молодим людям, що ми бачимо і чуємо їх та їхні ідеї. Мета полягає в тому, щоб уникнути того, що ми, як адміністрація, самоусунулися від статус-кво і не ставимо під сумнів", - додають Настасія Слюзалек та Олівер Мерхоф. "Однак, звичайно, все це має бути реалізовано з поміркованістю і почуттям. Не старі проти молодих, а вчитися одне в одного та разом. Особливо важливим є баланс між рутиною та інноваціями.
Ключові слова:
Оцифрування адміністративних інформаційних технологій та цифрової адміністративної служби