Digitale Detektive nehmen Verwaltungsprozesse unter die Lupe

Die Behörde noch smarter und bürgerfreundlicher zu machen: Das ist Ziel des Projekts „Digital Detectives“, das der Landkreis Waldeck-Frankenberg in seiner Kreisverwaltung gestartet hat. Auszubildende und junge Nachwuchskräfte widmen sich dabei der Verwaltungsdigitalisierung, der Verbesserung von Prozessen und der aktiven Gestaltung von Verwaltung. Nebenbei bauen sie ihre digitalen Kompetenzen weiter aus und lernen innovative Tools kennen.

Es muss nicht immer alles so gemacht werden, nur weil es schon immer so war: Das ist das Credo der digitalen Detektive der Kreisverwaltung. Die jungen Nachwuchskräfte des Landkreises wollen vor allem eins: Prozesse in der Organisation hinterfragen und zusammen noch besser machen – auch und vor allem mit Hilfe digitaler Möglichkeiten als Katalysator für die Modernisierung der Verwaltung. Gemeinsames Ziel ist es, die Abläufe noch effizienter und vor allem bürgerfreundlicher zu gestalten. Und das Ganze verbunden mit Spaß und Teamwork.

Bestehendes in Frage stellen, Innovationskraft stärken
Dazu hat der Landkreis das Projekt „Digital Detectives“ ins Leben gerufen. „Wir möchten Auszubildende und Studierende aktivieren und motivieren, sich kritisch mit bestehenden Prozessen auseinanderzusetzen und diesen jungen Menschen Mut machen, bestehende Abläufe in unserer Verwaltung auch einmal in Frage zu stellen und Neues auszuprobieren – auch wenn nicht alles sofort auf Anhieb klappt. Die freie Wirtschaft macht es uns vor. Innovationen entstehen nur, wenn man Neues wagt, keine Angst hat, etwas auszuprobieren und im geschützten Raum Fehler machen darf“, sagt Landrat Jürgen van der Horst. „Nur, wenn wir uns selbst hinterfragen, können wir Prozesse verbessern und unsere Innovationskraft stärken. Dafür möchten wir Ideen und Sichtweisen junger Menschen mit einbeziehen.“

Ideen einbringen
In diesem Kontext haben die Projektmanagerin für Digitalisierung beim Landkreis Nastasia Sluzalek und der Prozessmanager Oliver Merhof in Zusammenarbeit mit Fachdienst Personal das Team der „Digital Detectives“ gegründet, die sich im Rahmen des Projekts aktiv an der Verbesserung von Abläufen beteiligen können. Durch das Projekt beschäftigten sich die jungen Fach- und Nachwuchskräfte noch intensiver mit den Inhalten von Digitalisierung und Prozessmanagement. Durch die Erweiterung ihrer digitalen Kompetenzen können sie aber auch Ideen aus ihren eigenen Themenfeldern einbringen. Für das Projekt wurden die jungen Nachwuchskräfte daher auch mit mobilen Endgeräten ausgestattet. So können sie diese immer und überall einsetzen, um beispielsweise in der Schule oder Uni Inhalte digital nachbereiten und online nutzen zu können.

Eines der ersten Themen, das die digitalen Detektive mit angepackt haben, war die Abwicklung von Dienstfahrten. Ganz nach dem Motto: Warum Zeit beim Ausfüllen von Antragsformularen verschwenden, wenn es auch einfach geht werden Reiseanträge und Abrechnungen künftig für alle online möglich sein. Das spart Papier und Zeit. Ein weiteres Projekt ist die Einbindung eines digitalen Chat-Bots, der Bürgerinnen und Bürgern beim schnelleren Auffinden von Informationen helfen soll. Auch hieran arbeiten die digitalen Detektive mit. Und auch beim diesjährigen bundesweiten Digitaltag sind sie mit am Start: Dabei werden sie Besucherinnen und Besucher im Kreishaus befragen, um deren Bedarfe und Anliegen noch besser zu verstehen – und daraus konkrete Handlungsmaßnahmen für die Verwaltung abzuleiten. Das Ziel: Arbeitsabläufe verbessern und Bürgerservice noch weiter steigern.

Silodenken durchbrechen
„Diese neue Denkweise ist eine große Bereicherung für die Verwaltung“, so der Landrat weiter. „Unser Ziel ist es, Silodenken zu durchbrechen und Verwaltung – auch aus Sicht unserer jungen Nachwuchskräfte – neu zu denken.“ Daher werden die „Digital Detectives“ künftig auch noch stärker in die Arbeit des „Teams Innovation“ eingebunden, eine fachdienstübergreifende Arbeitsgruppe, die sich mit konstruktiven Neuerungen in der Kreisverwaltung beschäftigt. „Wir wollen den jungen Menschen von Anfang an aufzeigen, dass wir sie und ihre Ideen sehen und hören. Es soll vermieden werden, dass wir uns als Verwaltung auf einem Status quo selbst verwalten und nicht hinterfragen“, ergänzen Nastasia Sluzalek und Oliver Merhof. „Das Ganze ist aber natürlich mit Maß und Gefühl umzusetzen. Es darf kein Alt gegen Jung werden, sondern ein Lernen von und Miteinander. Eine Balance aus Routinen und Innovationen sind dabei besonders wichtig.“

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