Дигиталните детективи поставят административните процеси под микроскоп
Да направим органа още по-интелигентен и по-удобен за гражданите: Това е целта на проекта "Цифрови детективи", който област Валдек-Франкенберг стартира в своята областна администрация. Стажантите и младите младши служители са посветени на цифровизацията на администрацията, подобряването на процесите и активното оформяне на администрацията. По този път те доразвиват своите цифрови умения и се запознават с иновативни инструменти.
Не е задължително всичко да се прави по този начин, само защото винаги е било правено по този начин: това е кредото на дигиталните детективи от областната администрация. Младите младши служители на окръга искат преди всичко едно: да поставят под въпрос процесите в организацията и заедно да ги направят още по-добри - също и най-вече с помощта на цифровите възможности като катализатор на модернизацията на администрацията. Общата цел е процесите да станат още по-ефективни и най-вече по-благоприятни за гражданите. И всичко това съчетано със забавление и работа в екип.
Поставяне под съмнение на съществуващото, засилване на иновациите
За тази цел районът стартира проекта "Цифрови детективи". "Искаме да активизираме и мотивираме стажантите и студентите да погледнат критично на съществуващите процеси и да насърчим тези млади хора да поставят под въпрос съществуващите процедури в нашата администрация и да изпробват нови неща - дори ако не всичко работи веднага. Свободната икономика ни показва как се прави това. Иновациите се появяват само когато хората се осмеляват да опитат нещо ново, не се страхуват да изпробват нещо и им се позволява да правят грешки в защитено пространство", казва областният управител Юрген ван дер Хорст. "Само ако си задаваме въпроси, можем да подобрим процесите и да засилим иновативната си сила. За да направим това, искаме да включим идеите и перспективите на младите хора".
Принос на идеи
В този контекст ръководителят на проекта за дигитализация в окръга Настасия Слюзалек и ръководителят на процеса Оливер Мерхоф основаха екип от "цифрови детективи" в сътрудничество с Fachdienst Personal, които могат активно да участват в подобряването на процесите в рамките на проекта. Чрез проекта младите специалисти и младшият персонал се ангажираха още по-интензивно със съдържанието на цифровизацията и управлението на процесите. Разширявайки своите цифрови умения, те могат да допринесат и с идеи от собствените си предметни области. Поради това за целите на проекта младите специалисти бяха оборудвани и с мобилни устройства. Това означава, че те могат да ги използват навсякъде и по всяко време, например за дигитално проследяване на съдържанието в училище или в университета и за използването му онлайн.
Една от първите теми, с които се заеха дигиталните детективи, беше обработката на служебните пътувания. Верни на мотото: Защо да губим време в попълване на формуляри за кандидатстване, когато това може да стане лесно? В бъдеще заявленията за пътуване и фактурите ще могат да се подават онлайн от всички. Това спестява хартия и време. Друг проект е интегрирането на цифров чат бот, който да помага на гражданите да намират информация по-бързо. Върху това работят и дигиталните детективи. А те ще бъдат и в началото на тазгодишния общонационален Digitaltag: ще интервюират посетителите на районното кметство, за да разберат по-добре техните нужди и притеснения - и да изведат конкретни мерки за действие за администрацията. Целта: да се подобрят работните процеси и да се увеличи още повече обслужването на гражданите.
Разчупване на силовотомислене
"Този нов начин на мислене е голямо обогатяване за администрацията", продължава областният управител. "Нашата цел е да пречупим силовото мислене и да преосмислим администрацията - също и от гледна точка на нашите млади младши служители." Поради тази причина "дигиталните детективи" в бъдеще ще бъдат по-тясно ангажирани и в работата на "Екипа за иновации" - междуведомствена работна група, която се занимава с конструктивни иновации в областната администрация. "Искаме още от самото начало да покажем на младите хора, че виждаме и чуваме тях и техните идеи. Целта е да избегнем това, че ние като администрация се самоуправляваме по силата на статуквото и не поставяме въпроси", допълват Настасия Слюзалек и Оливер Мерхоф. "Цялото това нещо обаче, разбира се, трябва да се прилага с умереност и чувство. То не трябва да се превръща в противопоставяне на стари срещу млади, а в учене един от друг и заедно с други. Балансът между рутината и иновациите е особено важен.
Ключови думи:
Цифровизация на администрацията Служба за информационни технологии и цифрова администрация